Buku Agenda Surat Masuk & Surat Keluar

Buku agenda surat masuk & surat keluar yang dimaksud pada artikel ini merupakan buku yang dapat digunakan untuk menuliskan/mengagendakan setiap surat yang diterima dan diberikan oleh sekolah. Buku agenda tersebut perlu dimiliki oleh setiap satuan pendidikan pada jenjang SD sampai dengan SMA (atau sederajat), karena ini penting dan termasuk salah satu administrasi sekolah untuk urusan pengarsipan.

Buku agenda surat masuk berfungsi sebagai media penulisan berbagai jenis surat yang diterima oleh sekolah (misalnya: surat edaran dari dinas pendidikan, undangan rapat kepala sekolah dan sebagainya).

Adapun kegunaan buku agenda surat keluar yaitu untuk mencatat/menuliskan setiap surat yang telah dibuat dan dikeluarkan oleh sekolah ke berbagai pihak penerima (misalnya: guru, orang tua, komite sekolah dan sebagainya).

Berdasarkan pembahasan di atas, manfaat khusus dari dua jenis buku tersebut yaitu:

• Untuk mewujudkan tertib administrasi dalam hal pengarsipan surat sekolah
• Untuk mengetahui berapa banyak surat yang sudah masuk/diterima, berapa jumlah surat yang telah dibuat dan dikeluarkan, kapan (tanggal berapa) surat dikeluarkan dan/atau diterima, dari mana saja asalnya, kemana surat itu diberikan, dan apa isinya
• Dapat dijadikan bukti fisik atas adanya manajemen atau pengelolaan surat yang baik pada suatu sekolah.

Pada dasarnya, buku agenda surat keluar/masuk ini terdiri dari lembaran-lembaran dengan format yang sama, yakni berupa tabel.

Tabel tersebut memuat beberapa kolom keterangan.

Kolom pada agenda surat masuk meliputi:

• No (nomor urut)
• Nomor agenda
• Tanggal terima (tanggal diterimanya surat)
• Nomor surat
• Tanggal surat (tanggal surat itu dibuat oleh pengirimnya)
• Perihal (maksud dari surat)
• Asal surat (dari mana surat itu berasal)
• Isi surat (materi yang disampaikan)
• Keterangan (apabila ada catatan tambahan yang perlu ditulis)

Agar lebih jelas, contohnya dapat dilihat melalui gambar berikut.

• Download contoh buku agenda surat masuk doc.

Dan berikut ini adalah cara untuk mengisi agenda surat masuk:

1. Kolom "No." diisi dengan nomor urut
2. Kolom "Nomor agenda surat" pengisiannya cukup jelas
3. Kolom "Tanggal terima" diisi dengan tanggal diterima/sampai surat itu di sekolah
4. Kolom "Nomor surat"diisi berdasarkan nomor surat yang diterima
5. Kolom "Tanggal surat" pengisiannya cukup jelas
6. Kolom "Perihal" diisi berdasarkan perihal surat yang masuk
7. Kolom "Asal surat" diisi berdasarkan nama/instansi/organisasi yang mengirimkan surat itu
8. Kolom "Isi surat" diisi dengan uraian singkat informasi dalam surat
9. Kolom "keterangan" diisi bila diperlukan.

Selanjutnya.

Kolom pada agenda surat keluar meliputi:

• Nomor urut
• Tanggal pembuatan atau dikeluarkannya surat
• Nomor agenda surat
• Nomor surat
• Perihal
• Ditujukan kepada (pihak yang dituju)
• Alamat (alamat pihak yang dituju)
• Isi surat
• Keterangan.

Supaya lebih jelas, berikut ini contohnya kami tampilkan melalui gambar di bawah ini.

• Download contoh buku agenda surat keluar doc.

 Dan berikut ini adalah cara untuk mengisi agenda surat keluar:

1. Pengisian kolom "Nomor urut" sama seperti penjelasan di atas
2. Pengisian kolom "tanggal pembuatan" disesuaikan dengan tanggal-bulan-tahun dibuatnya surat
3. Pengisian kolom "nomor agenda surat" sudah cukup dimengerti
4. Pengisian kolom "Nomor surat" pengisiannya sudah jelas
5. Pengisian kolom "Perihal" diisi berdasarkan perihal surat yang dibuat/dikeluarkan oleh pihak sekolah
6. Pengisian kolom "ditujukan kepada" diisi berdasarkan nama/instansi/organisasi yang akan diberi/dikirim surat
7. Pengisian kolom "Isi surat" disesuaikan isi pada surat yang dikeluarkan
8. Pengisian kolom "keterangan" disesuaikan dengan kebutuhan.

Demikian yang dapat kami sampaikan pada artikel ini. Meski pembahasan-nya sederhana, mudah-mudahan isinya tetap bermanfaat dan dapat memberikan sedikit wawasan tambahan bagi Bapak/Ibu sekalian yang saat ini sedang berkunjung di situs ini dengan maksud ingin mengetahui lebih dalam tentang buku agenda surat masuk/keluar sebagaimana dimaksud pada judul di atas.

Berbagi :