Buku Ekspedisi Surat Sekolah

Salam Guru Loyal...

Buku ekspedisi atau dikenal juga sebagai buku pengantar surat, adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan (mencatat) setiap surat yang dikirimkan kepada pihak luar. Jika dikaitkan dengan sekolah, maka buku ekspedisi surat sekolah merupakan buku yang berfungsi sebagai media pencatatan surat yang dikeluarkan.

Setelah membaca penjelasan tersebut, mungkin Anda akan berpikir: Apa perbedaan antara buku ekspedisi dengan agenda surat keluar?

Berdasarkan definisi di atas, sekilas mungkin tidak ada bedanya. Akan tetapi buku tersebut dikelola oleh dua tenaga administrasi yang berbeda.

Buku ekspedisi biasanya dikelola oleh tenaga administrasi sekolah yang mengurus layanan khusus, dan saat petugas yang diperintah untuk mengirimkan surat maka ia harus kembali dengan membawa bukti tandatangan dari pihak penerima di buku tersebut. Sedangkan agenda surat keluar dikelola TAS urusan pengarsipan dan persuratan, serta agenda ini tidak membutuhkan tandatangan dari penerima (artinya ini digunakan hanya untuk mencatatkan identitas surat yang dikirimkan).

Nah, setelah mengetahui hal tersebut tentunya Bapak/Ibu mengetahui perbedaannya di antara keduanya.

Kita lanjutkan pembahasannya.

Buku ekspedisi ini manfaatnya hampir sama dengan agenda surat keluar. Penjelasannya bisa dibaca disini.

Kemudian apakah formatnya juga mirip?
Ya, formatnya hampir mirip. Akan tetapi, pada buku ekspedisi dicantumkan tandatangan penerima surat.

Buku ekspedisi umumnya disajikan dalam bentuk tabel yang terdiri dari beberapa kolom keterangan, diantaranya:

• Nomor urut tabel
• Tanggal
• Nomor dan tanggal surat yang dikirimkan kepada pihak lain (yang dibuat oleh sekolah)
• Perihal
• Alamat surat (alias alamat sekolah)
• Alamat penerima (yang menerima surat)
• Tandatangan.

Format bukunya dapat dilihat melalui contoh yang disajikan pada gambar berikut.

Tambahan:

Tutorial cara mengisi buku ekspedisi:

(1) Isi semua kolom yang ada pada tabel buku tersebut;

(2) Pengisiannya didasarkan pada keterangan yang tercantum pada setiap kolom bagian atas.

Kolom:

(a) "No." diisi dengan nomor urut berdasarkan banyaknya surat yang dikirim ke luar,

(b) "Tanggal" diisi dengan tanggal pencatatan,

(c) "Nomor dan Tanggal Surat" diisi dengan nomor surat dan tanggal dikeluarkannya surat itu,

(d) "Perihal" cara pengisiannya sudah cukup jelas

(e) "Alamat Surat" diisi dengan alamat pengirim (sekolah)

(f) "Alamat Penerima" diisi dengan alamat pihak yang menerima surat

(g) "Tanda Tangan" diisi atau ditandatangani oleh penerima.

Demikian lah pembahasan yang dapat kami sampaikan kepada Bapak/Ibu sekalian.

Terima kasih telah meluangkan waktunya untuk membaca tuntas postingan ini.

Berbagi :